「有休年5日取得義務」を甘く見てはいけない。アナログ管理が招く経営リスクと、DXによる解決策
働き方改革関連法の施行に伴い、2019年4月からすべての企業に対して「年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対し、年5日確実に有給休暇を取得させること」が義務化されました。これに違反した場合、対象従業員1人あたり最大30万円の罰金が科される可能性があり、中小企業にとっても決して無視できない重要な法的要件となっています。
しかし、法改正から時間が経った今でも、現場での「取得状況の把握」に頭を悩ませている経営者や総務担当者は後を絶ちません。
1. アナログ管理は限界。膨大な労力と時間の浪費
全従業員が「今年は何日有休を消化したか」「期限までにあと何日取得しなければならないか」を、紙の申請書や個別のエクセル、手書きの管理簿などで管理するのは想像以上に過酷です。
特に入社時期が異なる社員が複数いる場合、一人ひとりの「有休付与日（基準日）」がズレるため、全員の消化サイクルを人の目で追い続けるのは、大変な労力と時間を要します。期限直前になって「5日消化できていない社員が発覚した」というトラブルは、アナログ管理を続けている限り防ぐことは困難です。
2. 「誰が・何日消化したか」をリアルタイムで一目瞭然に
この煩雑な業務をスマートに解決するのが、当事務所の『有給休暇管理表』システムです。
本ツールを導入すれば、従業員の入社日を入力するだけで基準日や付与日数が自動算出され、誰が何日消化しているのか、残日数はあと何日あるのかが画面上でリアルタイムに確認可能になります。取得日数が不足している社員は自動でハイライト表示（アラート）されるため、管理者がいちいち過去のデータを掘り起こして計算し直す必要はありません。
3. 役所（労働基準監督署）への提出用「管理簿」も自動生成
有休の年5日取得義務化に伴い、企業には「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間（当面の間）保存することが義務付けられました。労働基準監督署の定期調査が入った際、真っ先に提出を求められるのがこの書類です。
本ツールは、日々の取得実績を記録していくだけで、そのまま役所へ提出できるフォーマットの有休管理簿が自動的に完成します。万が一の労基署の調査にも、慌てることなく即座に対応できるため、会社としてのコンプライアンス体制を強固に守ることができます。
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